|
De belangrijkste bronnen om een beeld te vormen van een destinatie voor internationale meetings zijn voor planners uit de VS persoonlijke ontmoetingen met vertegenwoordigers van destinaties (58%), gesprekken met vakgenoten (55%) en zakelijk of privé reizen naar een bestemming (53%).
Vele landen en steden dingen naar de business die internationale meeting planners te vergeven hebben. De convention bureaus vanuit de hele wereld zijn daarom ook terug te vinden op elke vakbeurs waar meeting planners zich komen oriënteren en hun business doen. Deze week vindt in Las Vegas IMEX America plaats, en dat was aanleiding voor Development Counsellors International (DCI, een marketingrepresentatie organisatie voor internationale bestemmingen) om een onderzoek te doen onder planners in de VS die internationaal meetings organiseren.
Destinatie Marketing Organisaties (DMO's), zoals de convention bureaus steeds vaker genoemd worden, hebben het zwaar in de strijd om de gunst van de internationale meeting planner. Doel van het onderzoek van DCI was inzicht verkrijgen in de manier waarop de keuze voor destinaties gemaakt wordt door de planner verantwoordelijk voor internationale meetings. Met deze inzichten kunnen DMO's beter inspelen op de wensen en informatiebehoefte van meeting planners. Dit resulteerde in het rapport "A View from Meeting Planners: Winning Strategies in Destination Marketing".
Amsterdam in top-5 qua dienstverlening door het congresbureau
Op het lijstje van favoriete landen en steden voor hun internationale meetings kwam helaas geen Nederlandse stad in de top-10 voor. Qua landen zijn Italië, de UK, Spanje, Frankrijk en Australië favoriet, terwijl London, Barcelona, Parijs, Singapore en Hong Kong als steden het populairst zijn.
Relevanter misschien dan het 'favorietenlijstje' is hoe meeting planners de hulp ervaren die ze van een convention bureau krijgen. Gevraagd naar de maximaal drie steden waar ze de beste ervaring mee hadden, doet Amsterdam het dan zeer goed met een 4e plaats (achter London, Singapore en Barcelona).
 Overige uitkomsten
Aan het onderzoek namen 187 meeting planners uit de VS deel, allen met verantwoordelijkheid voor internationale meetings. Andere interessante uitkomsten van het onderzoek zijn:
- Bij het beoordelen van vergaderbestemmingen vertrouwen de respondenten voornamelijk op de toerisme- en congresbureaus voor hun informatie (57%). Hierbij is het spreken en/of emailen met de medewerkers van het bureau veruit de meest gebruikelijke manier van interactie (61%) en een meerderheid van 67% verkiest email als hun voorkeurskanaal voor vertegenwoordigers van het convention bureau om informatie over de bestemming te delen.
- De persoonlijke ontmoeting op vakbeurzen (17%), hosted lunches/recepties of educatieve workshops (9%) werden genoemd als de meest effectieve manier voor het beïnvloeden van meeting planners die een voor hen nog onbekende bestemming overwegen.
- Voor hun oriëntatie op bestemming via educatieve workshops geven de meeting planners de voorkeur aan presentaties van meerdere destinaties tezamen boven workshops van een enkele destinatie. Verder is online advertising veel effectiever dan print (73% versus 27%) voor de beeldvorming van de meeting planners geven zij aan in het onderzoek.
- Zo'n 30 procent van de respondenten bezocht geen enkele vakbeurs of vakcongres in de afgelopen drie jaar. Degenen die wel een vakevenement bezochten gaven IMEX America 2011 als favoriete event aan (29% van de corporates en 20% van de associatie planners heeft deze beurs bezocht), terwijl de PCMA Annual meeting met name populair was bij associatie planners (26% tegenover 9% van de corporates). De Europese vakbeurzen IMEX Frankfurt en EIBTM in Barcelona gaan redelijk gelijk op als het bezoek van de meeting planner uit de VS betreft (respectievelijk 18% en 16%).
- In contrast met de al eerder genoemde persoonlijke ontmoetingen met destinatie vertegenwoordigers en het contact met vakgenoten, wordt momenteel nog maar weinig naar social media en radio/tv uitingen gekeken als het op de beeldvorming over internationale destinaties aankomt.
- Voor 72% van de ondervraagden is een familiarization trip (famtrip) belangrijk in het proces van destinatie selectie, waarbij er een beduidend groter belang aan gehecht wordt door corporates. Nog eens 14% vindt het enigszins belangrijk en slechts voor 14% is een persoonlijke inspectie niet van belang. De voorkeursperiode voor deze trips is in de zomermaanden (48%) en men neemt liever deel aan een groepsreis (62%) dan een individuele famtrip (associatie planners geven verhoudingsgewijs vaker de voorkeur aan een individuele trip). Gemiddeld nemen de respondenten aan 1,6 famtrip per jaar deel.
- De uiteindelijke beslissing over de destinatie voor een internationale meeting ligt vooral bij de CEO in het bedrijfsleven (28%), terwijl de beslissing bij associaties voornamelijk door de board of directors wordt genomen (48%).
"De competitie is groot en daarom is het belangrijker dan ooit dat DMO's hun publiek goed begrijpen," geeft Karyl Leigh Barnes (DCI Senior Vice President and Partner) aan. "Ons doel was om de best practices in onze industrie boven tafel te krijgen, door deze informatie rechtstreeks bij onze klanten te achterhalen."
Het complete onderzoek kan hier gratis gedownload worden.
© Redactie CongresWereld
|
